
10
POUR ALLER PLUS LOIN
Exemple de clause d’engagement de confidentialité pour les personnes ayant vocation
à manipuler des données personnelles
Je soussigné/e Monsieur/Madame __________, exerçant les fonctions de _______ au sein de la société ________
(ci-après dénommée « la Société »), étant à ce titre amené/e à accéder à des données à caractère personnel, déclare
reconnaître la condentialité desdites données.
Je m’engage par conséquent, conformément à l’article 32 du règlement général sur la protection des données du 27 avril
2016, à prendre toutes précautions conformes à l’état de l’art et aux règles internes dans le cadre de mes attributions
an de protéger la condentialité des informations auxquelles j’ai accès, et en particulier d’empêcher qu’elles ne soient
communiquées à des personnes non expressément autorisées à recevoir ces informations.
Je m’engage en particulier à :
- ne pas utiliser les données auxquelles je peux accéder à des ns autres que celles prévues par mes attributions ;
- ne divulguer ces données qu’aux personnes dûment autorisées, en raison de leurs fonctions, à en recevoir communication,
qu’il s’agisse de personnes privées, publiques, physiques ou morales ;
- ne faire aucune copie de ces données sauf à ce que cela soit nécessaire à l’exécution de mes fonctions ;
- prendre toutes les mesures conformes à l’état de l’art et aux règles internes dans le cadre de mes attributions an d’éviter
l’utilisation détournée ou frauduleuse de ces données ;
- prendre toutes précautions conformes à l’état de l’art et aux règles internes pour préserver la sécurité physique et logique de
ces données ;
- m’assurer, dans la limite de mes attributions, que seuls des moyens de communication sécurisés seront utilisés pour
transférer ces données ;
- en cas de cessation de mes fonctions, restituer intégralement les données, chiers informatiques et tout support
d’information relatif à ces données.
Cet engagement de condentialité, en vigueur pendant toute la durée de mes fonctions, demeurera eectif, après la cessation
de mes fonctions, quelle qu’en soit la cause et tant que les données n’auront pas été rendues publiques par la Société, dès lors
que cet engagement concerne l’utilisation et la communication de données à caractère personnel.
J’ai été informé que toute violation du présent engagement m’expose à des sanctions disciplinaires et pénales conformément
à la règlementation en vigueur, notamment au regard des articles 226-13 et 226-16 à 226-24 du code pénal.
Fait à xxx, le xxx, en xxx exemplaires
Nom :
Signature :
4. Les conditions d’administration du système d’information, et l’existence, le cas échéant, de:
- systèmes automatiques de ltrage ;
- systèmes automatiques dédiés à la traçabilité des actions ;
- systèmes de gestion du poste de travail.
5. Les responsabilités et sanctions encourues en cas de non-respect de la charte.
Ce qu’il ne faut pas faire
• Ne pas donner de force contraignante à la charte ou ne pas l’appliquer et la faire appliquer en cas
de manquement.
• Ne pas tenir compte des pratiques réelles des usagers, de leurs attentes et de leurs besoins en
dénissant les règles d’usage des moyens informatiques : l’informatique fantôme (ou « shadow IT » en
anglais) révèle parfois des besoins essentiels non pourvus par l’organisme ou un dysfonctionnement
structurel.
• Ne pas accompagner les usagers dans leurs pratiques.
• Prévoir la signature d’un engagement de condentialité (voir exemple de clause ci-dessous),
ou prévoir dans les contrats de travail une clause de condentialité spécique concernant les
données personnelles.
• Prévoir une charte spécique pour les administrateurs qui détaille les exigences
complémentaires que cette population particulièrement à risque doit respecter.